Werkt jouw back-up eigenlijk nog? Een rustige check in vijftien minuten

Bijna elk MKB-bedrijf denkt een back-up te hebben — tot het moment dat het misgaat. Met deze rustige check weet je in vijftien minuten of jouw back-up écht werkt.

De herfst is begonnen, en met het slechtere weer komt ook het moment waarop veel MKB-bedrijven merken dat hun back-up eigenlijk al een tijd niet meer is gecontroleerd. Een kapotte laptop op een regenachtige maandag, een verkeerd gemapte netwerkschijf, of een medewerker die per ongeluk een hele map naar de prullenbak sleept — dat zijn de momenten waarop je erachter komt of je back-up écht werkt.

Het vervelende: bij bijna elk bedrijf dat we tegenkomen bestaat er wel een back-up. Alleen weet niemand precies wat erin zit, wanneer hij voor het laatst is getest, en of je er in geval van nood ook echt bij kunt. In deze post lopen we in vijftien minuten door een simpele check die je zelf kunt doen — zonder IT-jargon.

Waarom "we hebben toch een back-up" niet genoeg is

Een back-up is pas een back-up als je hem hebt teruggezet en het werkte. Tot dat moment is het een aanname. En aannames breken op het slechtste moment. We zien in de praktijk drie klassieke problemen:

• De back-up loopt al maanden niet meer, omdat een wachtwoord is veranderd of een schijf vol is — en niemand kijkt naar de foutmeldingen.
• De back-up staat op dezelfde plek als de originele data. Een externe schijf die permanent aan de server hangt, gaat mee met een ransomware-aanval of een blikseminslag.
• Niemand weet hoe je terugzet. Er is een back-up, maar de enige persoon die wist hoe je hem herstelt is drie jaar geleden vertrokken.

De goede kant: je hoeft geen IT'er te zijn om dit boven water te krijgen. Je hebt vooral een uurtje en een lijstje nodig.

De vijftien-minuten-check

1. Maak een lijst van wat écht belangrijk is

Voordat je naar back-ups kijkt, moet je weten wat er beveiligd moet zijn. Loop met een kop koffie deze categorieën langs:

• Boekhouding en facturen (vaak online, maar niet altijd)
• Klantgegevens en offertes (CRM, Excel-lijsten, mailboxen)
• Contracten en juridische documenten
• Foto's, ontwerpen, tekeningen — het "vak-werk" van je bedrijf
• De website en de inhoud daarvan
• Mailboxen van iedereen die met klanten praat

Als je dit lijstje af hebt, weet je meteen waar je back-up-check zich op moet richten. De rest is vaak minder erg om kwijt te raken dan je denkt.

2. Check per bron: wat wordt er eigenlijk bewaard?

Ga per plek langs waar je data staat en beantwoord drie vragen:

1. Wordt hier een back-up van gemaakt? Ja / nee / weet ik niet.
2. Hoe vaak? Dagelijks is prettig, wekelijks kan, maandelijks is meestal te weinig.
3. Waar staat die back-up? Bij voorkeur op een andere locatie of in een andere cloud dan het origineel.

Let op: Microsoft 365 en Google Workspace maken standaard géén échte back-up van je mail en documenten. Ze houden versies bij en een prullenbak, maar als iemand een map bewust verwijdert en de prullenbak leegt, is het na 30 tot 93 dagen definitief weg. Voor de meeste MKB-bedrijven is een aparte back-up-oplossing hiervoor nodig.

3. Doe een terugzet-test

Dit is de belangrijkste stap, en degene die het vaakst wordt overgeslagen. Kies één bestand of één mailbox en probeer die terug te zetten alsof hij écht kwijt is. Niet in gedachten — echt doen. Noteer:

• Hoe lang duurde het voordat je begon (waar log ik in, wat is het wachtwoord)?
• Hoe lang duurde het terugzetten zelf?
• Was het bestand compleet en actueel?

Als het antwoord op één van die vragen "geen idee" of "het lukte niet" is, dan heb je nu het belangrijkste probleem gevonden dat je oplost vóór het echt misgaat.

4. Leg vast wie wat weet

Schrijf op één A4 (of in een gedeeld document dat óók in de back-up zit):

• Waar staan de back-ups?
• Wie heeft er toegang toe?
• Bij welke leverancier draait het en wat is het klantnummer?
• Wie bel je als het misgaat?

Deze pagina is goud waard op het moment dat je hem écht nodig hebt — vaak op een vrijdagmiddag, als de collega die het regelt met vakantie is.

De drie fouten die we het vaakst tegenkomen

Externe schijf permanent aangesloten. Als ransomware toeslaat, versleutelt hij ook alles wat op dat moment "gekoppeld" is. Een externe schijf moet je fysiek loskoppelen of gebruik een cloud-back-up met versies.

Alleen de server, niet de laptops. Steeds meer werk staat lokaal op laptops — vooral bij hybride werken. Wat staat er op de laptop van je collega dat níet ergens anders bestaat?

Geen versies. Als een bestand vandaag corrupt raakt en je back-up van vannacht is óók corrupt, ben je alsnog nat. Een goede back-up bewaart meerdere momenten terug in de tijd — bijvoorbeeld dagelijks een week terug, wekelijks een maand terug.

Wat kost dit ongeveer?

Voor een klein kantoor met Microsoft 365 en een handvol computers is een fatsoenlijke back-up-oplossing tegenwoordig een kwestie van een paar euro per gebruiker per maand. De grootste "kosten" zit in het één keer goed inrichten en het jaarlijks controleren. Vergelijk dat met een dag omzet verlies en wat gedoe met klanten die op hun offerte wachten — dan is het snel rekenen.

Kort actiepuntenlijstje voor deze week

1. Vraag na waar je back-ups staan en hoe vaak ze draaien.
2. Zet één bestand terug om te testen of het werkt.
3. Controleer of Microsoft 365 of Google Workspace apart in de back-up zit.
4. Schrijf op één A4 op wie wat weet.
5. Zet in je agenda: "back-up-check" — elk kwartaal een half uur.

Loop je vast bij stap 2 of 3, of wil je iemand die dit een keer met je doorloopt zodat je weet dat het klopt? Kijk eens naar onze dienst website-backup en herstel voor je online omgeving, of neem contact op voor een bredere check van je kantoor-back-ups. Een uur nu bespaart je een héél vervelende dag later.