Bewaartermijnen personeelsdossier: wat bewaar je, hoe lang?

Salarisstroken 7 jaar, functioneringsgesprekken 2 jaar, afwijzingsbrieven 4 weken. Hier de Nederlandse bewaartermijnen op een rij — zonder onnodig juridisch jargon.

Na vertrek moet je weten wat je mag bewaren en wat niet. Te lang bewaren = AVG-risico. Te kort bewaren = bewijsrisico bij arbeidsconflicten. Hier de richtlijnen.

Fiscaal — 7 jaar

Alles wat de Belastingdienst kan vragen: salarisstroken, contract, arbeidsvoorwaarden, opleidingskosten-declaraties, afrekeningen, jaaropgaven. Fiscale bewaarplicht is 7 jaar na einde dienstverband.

CAO/arbeidsrecht — varieert

• Contract + wijzigingen: 7 jaar (overlap met fiscaal).
• Functioneringsverslagen en beoordelingen: 2 jaar.
• Verzuim- en ziekteregistratie: 2 jaar vanaf einde.
• Verklaringen omtrent gedrag (VOG): zo lang als nodig voor de functie (meestal korter).

Sollicitanten — kort

• Afgewezen sollicitanten: max 4 weken, tenzij toestemming voor werven langer (1 jaar).
• Aangenomen sollicitanten: wordt onderdeel van personeelsdossier.

AVG-gerichte gegevens

• Foto's: tijdens dienstverband, bij vertrek verwijderen tenzij goede zakelijke reden.
• BSN: alleen voor salarisadministratie.
• Medische gegevens: alleen bedrijfsarts, niet in HR-dossier.
• Gespreksaantekeningen leidinggevenden: niet structureel, zeker niet 7 jaar.

Offboarding-actiepunt

Maak een retentie-proces: direct na vertrek categoriseer je het dossier, items die niet onder bewaarplicht vallen verwijder je. Items die onder 7-jaars-plicht vallen gaan naar een archief met toegangsbeperking.

Zie ook: juridisch kader offboarding, verwerkersregister.