Mailbox delegatie in M365: gedelegeerd vs. shared vs. full access
Secretaresse-aan-CEO-mailbox, shared inbox support@, gedelegeerde agenda. Drie technisch verschillende mechanismen met elk eigen permissie-model.
Drie manieren om iemand in jouw mailbox te laten: delegation, send-on-behalf, en shared mailbox. Ze zijn niet uitwisselbaar.
Delegation
Rechten: view, edit, manage. Delegate opent de mailbox als "gedelegeerde". Gebruikt voor: secretaresse-aan-directeur. Mail blijft van de ene eigenaar.
Send-on-behalf
Delegeerde stuurt namens iemand. Mail toont "[delegate] namens [eigenaar]". Voor transparantie. Ontvanger weet wie er daadwerkelijk heeft geklikt.
Full Access
Volledige rechten incl. send-as. Delegeerde stuurt mail die eruit ziet alsof de eigenaar hem zelf heeft verstuurd. Gevaarlijk tenzij goed afgesproken. Log van zo'n send-as is wel aanwezig in audit-log.
Shared mailbox
Geen eigenaar, meerdere users erop. support@, info@. Geen extra licentie nodig tot 50GB. Meest gebruikt en meest misbruikt — "iedereen kan erbij" wordt snel "niemand voelt zich verantwoordelijk".
Governance
- Elke shared mailbox heeft een menselijke eigenaar (verantwoordelijke voor opruimen van delegatie bij vertrek).
- Delegatie-lijst per mailbox jaarlijks reviewen.
- Send-as NIET gebruiken tussen mensen zonder expliciete afspraak.
- Bij offboarding: delegations specifiek controleren, niet vergeten.
Zie ook: M365-pillar.
Wie heeft er nog toegang?
Met een toegang check krijg je overzicht van accounts, rechten en leveranciers, en zie je welke toegang nog openstaat terwijl dat niet hoort.
Bekijk de toegang check →Volledige gids: Microsoft 365 governance for SMBs — pragmatic, not perfectionist
Dit artikel hoort bij onze gids over Microsoft 365 & Entra ID. Daar staat het hele verhaal op één plek.
Lees de volledige gids →