M365 licentiebeheer: tot 20% besparen zonder functionaliteitsverlies
De meeste MKB's hebben 15-20% meer licenties dan nodig — vertrokken medewerkers, verkeerd plan, dubbele abonnementen. Hier een review-aanpak die betaalt voor zichzelf.
Bij een typisch 40-mans MKB is €2.000-4.000/maand aan M365-licenties niet ongewoon. Daar valt makkelijk 15-20% vanaf als je licentie-reviews doet.
Waar gaat licentie-verspilling zitten?
- Vertrokken medewerkers wiens licentie nog toegewezen is ("vergeten vrij te maken").
- Users met een E3 die alleen Basic gebruiken.
- Users met Business Premium waar ze Business Standard-werkzaamheden hebben.
- Dubbel gekochte add-ons (Teams Phone terwijl men al E5).
- Licenties voor shared mailboxes < 50GB (zijn gratis — geen licentie nodig).
Kwartaal-review
- Export gebruikers + licenties uit Admin Center.
- Cross-check met HR: wie is nog in dienst?
- Check gebruik: last sign-in > 60 dagen = reviewen.
- Check feature-usage (M365 Usage Reports): E3 maar alleen Word/Excel? Downgrade mogelijk.
- Ontkoppel niet-gebruikte licenties binnen 2 weken.
Koppeling met offboarding
Direct bij offboarding: licentie bewaren nog 30 dagen voor mailbox-access, daarna vrijgeven. Anders blijft hij €12-35/maand "verhuren".
Wat levert het op?
Bij 40 users: gemiddeld €300-600/maand bespaard. Jaarlijks €3.600-7.200. De review zelf kost 2 uur per kwartaal. Rendement is obvious.
Zie ook: M365-pillar, periodieke access reviews.
Wie heeft er nog toegang?
Met een toegang check krijg je overzicht van accounts, rechten en leveranciers, en zie je welke toegang nog openstaat terwijl dat niet hoort.
Bekijk de toegang check →Volledige gids: Microsoft 365 governance for SMBs — pragmatic, not perfectionist
Dit artikel hoort bij onze gids over Microsoft 365 & Entra ID. Daar staat het hele verhaal op één plek.
Lees de volledige gids →