Retention policies in M365: bewaren of wissen, wie beslist?
Sommige data móet je bewaren (fiscale verplichtingen), andere moét je juist wissen (AVG). Retention policies bepalen het automatisch — als je ze goed inricht.
Retention policies in Microsoft Purview bepalen hoe lang content in M365 blijft staan. Zonder policies is alles oneindig — wat meestal AVG-onvriendelijk en storage-kostbaar is.
Categorieën policies
- Retain: content mag niet worden verwijderd, minstens X jaar bewaren.
- Delete: content wordt automatisch verwijderd na X jaar.
- Retain then delete: bewaar X jaar, dan verwijderen. Meest gebruikt.
Voorbeelden voor MKB
- E-mail: 7 jaar retain then delete (matcht fiscale bewaarplicht).
- Teams-chat: 2 jaar retain then delete (matcht ISO/AVG-richtlijn).
- SharePoint-sites voor klant-projecten: 5 jaar na project-einde.
- OneDrive van ex-medewerker: 90 dagen na offboarding (matcht 30-dagen + archief).
Licentie
Basis retention zit in Business Premium. Advanced (auto-applied via machine learning) vereist E5. Voor MKB is Basis ruim voldoende.
Risico's
- Te agressieve delete-policies kunnen legal hold verhinderen bij rechtszaak.
- Te conservatieve retain kunnen AVG-probleem worden (te lang persoonsgegevens bewaren).
- Policies hebben 1-7 dagen nodig om tenant-wide actief te worden — test in klein-scope eerst.
Zie ook: bewaartermijnen personeelsdossier, AVG-compliance pillar.
Wie heeft er nog toegang?
Met een toegang check krijg je overzicht van accounts, rechten en leveranciers, en zie je welke toegang nog openstaat terwijl dat niet hoort.
Bekijk de toegang check →Volledige gids: Microsoft 365 governance for SMBs — pragmatic, not perfectionist
Dit artikel hoort bij onze gids over Microsoft 365 & Entra ID. Daar staat het hele verhaal op één plek.
Lees de volledige gids →