Verlengingen en deadlines bewaken zonder Excel-lijstje

Contracten, certificaten, keuringen, abonnementen: wat afloopt, wordt vaak bijgehouden in een agenda of een lijstje van één collega. Zo laat je het bewaken volgens vaste regels.

In elke organisatie lopen dingen af. Een huurcontract, een domeinnaam, een certificaat van de website, een keuring, een verzekering, de licentie van je boekhoudpakket, het VCA-diploma van een medewerker. Meestal houdt één collega dat bij in een agenda of een Excel-lijst. Dat gaat goed, tot die collega ziek is, vertrekt of het gewoon druk heeft.

De gevolgen zijn soms klein, zoals een abonnement dat stilzwijgend een jaar doorloopt. Soms zijn ze groter, zoals een website die offline gaat omdat het certificaat is verlopen, of een domeinnaam die vrijkomt.

Stap 1: maak één lijst met alles wat afloopt

Begin met inventariseren. Loop met een paar collega's na wat er in jullie organisatie een einddatum of verlengdatum heeft. Een paar categorieën om aan te denken:

• Contracten: huur, lease, leveranciers, onderhoudscontracten.
• Abonnementen en licenties: software, telefonie, internet, vakbladen.
• Online: domeinnamen, certificaten van je website, hosting.
• Keuringen en certificaten: brandblussers, apparatuur, voertuigen, diploma's en vergunningen van medewerkers.
• Verzekeringen en jaarlijkse aangiftes of rapportages.

Noteer per regel: wat het is, de einddatum, de opzegtermijn, wie verantwoordelijk is, en wat er moet gebeuren (verlengen, opzeggen, opnieuw keuren).

Stap 2: rekenen vanaf de opzegtermijn, niet vanaf de einddatum

De meest gemaakte fout: een herinnering zetten op de einddatum. Dan ben je vaak al te laat. Een contract met drie maanden opzegtermijn moet je drie maanden van tevoren opzeggen. De herinnering hoort dus ruim daarvoor te komen.

Een praktische regel: de eerste herinnering op het moment dat je nog alle opties hebt (opzegtermijn plus een paar weken om te overleggen), en een tweede als de opzegtermijn bijna verstreken is.

Stap 3: laat de herinnering naar een rol gaan, niet naar een persoon

Stuur herinneringen niet naar het mailadres van één collega, maar naar een gedeelde mailbox of naar een rol: de office manager, de beheerder van de wagens. Vertrekt iemand, dan blijven de herinneringen gewoon aankomen. Leg vast wie de achtervang is als de eerste persoon er niet is.

Stap 4: een herinnering moet opgevolgd worden

Een herinnering die wordt weggeklikt, helpt niet. Een paar manieren om te zorgen dat er iets mee gebeurt:

• De herinnering blijft terugkomen tot iemand aangeeft wat er is gedaan: verlengd, opgezegd of bewust laten lopen.
• Na de tweede herinnering zonder reactie gaat er een melding naar een leidinggevende.
• Elke maand komt er een kort overzicht van wat de komende drie maanden afloopt.

Stap 5: laat wat gecontroleerd kan worden ook gecontroleerd worden

Sommige dingen kun je niet alleen herinneren, maar ook automatisch controleren. Het certificaat van je website bijvoorbeeld: in plaats van een datum in een lijst kun je de site zelf laten controleren. Met onze gratis SSL-check zie je in een paar seconden wanneer je certificaat verloopt. Hetzelfde geldt voor back-ups: kijk niet of het lijstje zegt dat er een back-up is, maar of hij er echt staat. Daarover gaat back-up gemaakt, maar ook getest?

Excel is prima om te beginnen

Je hoeft niet meteen nieuwe software aan te schaffen. Een gedeelde lijst met de kolommen hierboven en een agenda-afspraak per regel is al een grote stap vooruit. Wordt de lijst langer, werken er meer mensen mee, of wil je dat herinneringen terugkomen tot iemand reageert, dan is het tijd om het te automatiseren. Wat er dan mogelijk is, lees je op processen automatiseren.

Andere taken die vaak de moeite waard zijn om te automatiseren: terugkerende facturen en betalingsherinneringen.